1.1. Инструкция по делопроизводству в комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав Большемуртинского района (далее - Инструкция) разработана в соответствии с законодательством в сферах делопроизводства и архивного дела в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав Большемуртинского района (далее – комиссии документов, в том числе в форме электронных документов.

1.2. Инструкция устанавливает единый порядок делопроизводства в комиссии, а также определяет основные правила подготовки и оформления, контроля исполнения и организации работы с документами.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в комиссии, должны отвечать требованиям Инструкции.

1.4. Работа с документами, содержащими конфиденциальную информацию и персональные данные, проводится в соответствии с положениями Инструкции с учетом требований законодательства в области защиты конфиденциальной информации и персональных данных.

2.1. Проекты исходящих писем готовятся в одном экземпляре, направляемых в один адрес - готовятся в 2-х экземплярах (один из которых - визовый), направляемых в два адреса - готовятся в 3-х экземплярах (один из которых - визовый).

2.2. Бланки документов.

2.2.1. Документы, создаваемые в комиссии оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

2.2.2. Бланки комиссии разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля (Приложение № 1 к Инструкции).

2.2.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля 30 - 35 мм - левое, 10 - 15 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.

2.2.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Первая страница документа не нумеруется.

Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами.

2.3. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов.

2.3.1. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности комиссии, являются:

а) наименование комиссии, подразделения комиссии;

б) должность лица, подписавшего документ;

в) подпись должностного лица;

г) наименование вида документа;

д) справочные данные об комиссии;

е) адресат;

ж) дата документа;

з) регистрационный номер (индекс) документа;

и) ссылка на исходящий номер и дату документа адресата;

к) заголовок к тексту;

л) текст документа;

м) отметка о наличии приложений;

н) гриф согласования;

о) гриф утверждения;

п) виза;

р) оттиск печати;

с) отметка о заверении копии;

т) отметка об исполнителе;

у) указание по исполнению документа;

ф) отметка о контроле документа;

х) отметка об исполнении документа;

ц) срок исполнения.

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

3.1. Прием, обработка и распределение поступающих документов.

3.1.1. В документообороте комиссии выделяются следующие документопотоки:

• внутренняя документация;
• отправляемая (исходящая) документация;
• поступающая (входящая) документация.

3.1.2. Прием, первичная обработка, регистрация, предварительное рассмотрение документов, поступивших в комиссию, передача их на рассмотрение ответственным лицам и после исполнения помещение в дела документов осуществляется ответственным секретарем комиссии в порядке, предусмотренном настоящим разделом.

Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности указания адресата и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

3.1.3. Доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой связи, электросвязи (факсимильной, электронной, телеграфной), а также с нарочным.

Ошибочно доставленные в комиссию документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

Корреспонденция (письма, бандероли), имеющая пометку "Лично", не вскрывается, а согласно реквизитам, имеющимся на письмах, бандеролях, передается адресату или уполномоченному им лицу.

Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, за исключением случаев, когда:

• дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением отправки и получения документа (например: письма из суда, прокуратуры и т.п.);
• поступают письма граждан;
• только по конверту можно определить адрес отправителя.

3.1.4. Регистрации подлежат все входящие документы, за исключением документов, указанных в приложении № 2 к Инструкции.

3.2. Организация обработки и передачи поступающих документов.

3.2.1. Сроки исполнения документов устанавливаются председателем комиссии с учетом сроков исполнения документов, установленных законодательством Российской Федерации и Красноярского края.

Срок исполнения документа указывается непосредственно в документе или в резолюции.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

• с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
• имеющие пометку "Срочно" - в 3-дневный срок;
• имеющие срок исполнения, установленный законодательством - в установленный законодательством срок;
• остальные - в срок не более 30 дней.

Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, это поручение подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

3.2.2. Указание председателя комиссии фиксируется в форме резолюции.

Резолюция включает фамилию и инициалы имени, отчества исполнителя (соисполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись председателя комиссии, дату и номер документа. Резолюция пишется на документе от руки на свободном месте или пишется на бланке резолюции, прилагаемом к документу.

3.2.3. При приеме исходящих документов на регистрацию осуществляется проверка правильности их оформления, комплектности и соответствия Инструкции.

Некорректно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

3.2.4. Доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой связи, электросвязи, с нарочным.

Передача документов почтовой связью осуществляется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

С помощью средств электрической связи осуществляется передача факсограмм, телефонограмм, электронных документов.

Документы, передаваемые факсимильной связью или посредством электронной почты, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются исполнителем документа.

3.2.5. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

3.2.6. Срочные документы доставляются адресатам с нарочным или направляются факсимильной связью, электронной почтой.

3.2.7. Документы, не связанные с деятельностью комиссии, к отправке не принимаются.

3.2.8. Копия исходящего документа со всеми необходимыми визами остается у ответственного секретаря комиссии, помещается в дело, в соответствии с номенклатурой дел.

3.2.9. Исходящие документы, отправляемые почтовой связью, отправляемые факсимильной и электронной связью учитываются ответственным секретарем комиссии в журнале исходящей корреспонденции.

4.1. Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив.

4.2.1. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

4.2.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о комиссии, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности комиссии, их виды, состав и содержание.

4.2.3. Номенклатура дел комиссии составляется ответственным секретарем комиссии, утверждается председателем комиссии и передается в архив.

4.2.4. Согласовывается номенклатура дел с архивом не реже одного раза в 5 лет, за исключением случаев внесения изменений в функции и структуру комиссии.

4.2.5. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру, второй используется в комиссии в качестве рабочего, третий применяется в архиве.

4.2.6. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре комиссии. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 01-05, где 01 - обозначение подразделения Комиссии, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для переходящих дел.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Например: Переписка с архивным отделом о комплектовании Архивного фонда.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел, заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню.

В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2008 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.

4.2.7. Если в течение года в комиссии возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные действующей номенклатурой дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

4.2.8. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

4.3.1. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

4.3.2. Дела со дня их формирования до передачи в архив или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

4.3.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

• помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
• группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
• раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
• помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;
• в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
• по объему дело не должно превышать 250 листов, толщиной папки не более 4 см.;
• при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

4.4. Организация оперативного хранения документов.

Со дня заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

Ответственный секретарь комиссии обеспечивает сохранность документов и дел.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив.

5. Порядок учета, регистрации и хранения поступивших на рассмотрение комиссии дел о правонарушениях несовершеннолетних, родителей (законных представителей), граждан

5.1. Учету в комиссии подлежат все поступившие дела в пределах компетенции.

5.2. Поступившие дела регистрируют в Журнале учета дел об административных правонарушениях (далее - журнал учета).

Форма журнала учета приведена в приложении №3 к Инструкции.

5.3. Основными принципами регистрации дел о правонарушениях являются:

• обязательность регистрации всех возбужденных дел об административных правонарушениях и дел, поступивших в комиссию из других ведомств, других комиссий;
• однократность, при которой дело о правонарушении сохраняет номер, присвоенный ему при первоначальной регистрации в комиссии;
• единообразие регистрации дел о правонарушениях.

5.4. Организация работы по учету, регистрации и хранению дел о правонарушениях, своевременность, полноту и достоверность вносимых в журнал сведений возлагается на ответственного секретаря комиссии.

5.5. Дела об административных правонарушениях, возбужденные должностными лицами, членами комиссии, подлежат обязательной регистрации в день их поступления в комиссию.

5.6. Регистрацию дел о правонарушениях в журнале учета и внесение в него сведений осуществляет ответственный секретарь комиссии.

5.7. Основанием для регистрации дела об административном правонарушении являются:

• протокол об административном правонарушении;
• постановление прокурора о возбуждении дела об административном правонарушении;
• определение о передаче дела об административном правонарушении на рассмотрение при поступлении дела из другой комиссии.

5.8. Дела об административных правонарушениях регистрируют в журнале учета путем занесения данных протокола в соответствующие графы. В случае, если протокол составляется самой комиссией, то на протоколе проставляется порядковый регистрационный номер.

Регистрационный номер состоит из следующих цифровых обозначений:

• порядкового номера по журналу учета, начиная с первого в каждом году;
• цифр обозначения текущего года.

Например: «протокол об административном правонарушении № 24/2006».

6. Порядок учета, регистрации и хранения постановлений комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав

6.1. Учету, регистрации и хранению в комиссии подлежат в обязательном порядке все постановления по персональным делам.

6.2. Постановления по персональным делам регистрируют в журнале постановлений по персональным делам, рассмотренным на заседаниях комиссии (далее - журнал).

Форма журнала приведена в приложении № 3 к Инструкции.

6.3. В журнале не допускается повторная регистрация одного и того же постановления по персональному делу.

6.4. Организация работы по учету, регистрации и хранению постановлений по персональным делам, возлагается на ответственного секретаря комиссии.

Ответственность за хранение журналов, своевременность, полноту и достоверность вносимых в них сведений возлагается на ответственного секретаря комиссии.

6.5. В комиссии ведется один журнал, в котором регистрируют постановления по персональным делам.

6.6. При регистрации постановления по делу ему присваивают порядковый номер с начала календарного года. Присвоенный номер и год регистрации указывают на первом листе постановления по делу.

Документы, переданные вместе с постановлением по делу, отдельно не регистрируют.

6.7. Журнал должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью администрации муниципального образования или комиссии.

На последней странице журнала по центру делают заверительную надпись.

6.8. Документы, переданные вместе с постановлением по делу об административном правонарушении, а также возникшие в ходе его исполнения, систематизируют и хранят вместе с постановлением по делу об административном правонарушении.

При направлении оригинала постановления по делу об административном правонарушении в службу судебных приставов, в комиссии оставляют копию указанного постановления.

6.9. После полного исполнения (в установленных законом случаях прекращения исполнения) постановления по делу об административном правонарушении, все относящиеся к нему документы систематизируют, нумеруют, описывают и подшивают к постановлению по делу об административном правонарушении, после чего в установленные в муниципальном образовании сроки сдают по описи в архив администрации муниципального образования.

6.10. Сведения о лице, привлеченном к административной ответственности, содержащиеся в журнале постановлений по делам об административных правонарушениях, должны соответствовать сведениям, содержащимся в журнале учета дел об административных правонарушениях.

7. Основные формы журналов учета движения документов

7.1. Основные формы журналов учета движения документов указаны в приложении № 3 к Инструкции.

7.2. Все записи в журналах делают разборчиво, чернилами (пастой) синего или фиолетового цвета.

7.3. В журналах не допускают подчистки, исправления и удаления сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств.

В случае необходимости сделанные ошибочно записи зачеркивают одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новую запись делают в той же графе журнала.

7.4. Срок хранения журналов – в соответствии с номенклатурой дел комиссии.

7.5. Журналы являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться или выдаваться организациям, физическим или должностным лицам без разрешения председателя комиссии, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

7.6. Срок хранения журналов учета и срок сдачи в архив администрации Большемуртинского района указаны в номенклатуре дел комиссии.

к Инструкции по делопроизводству в комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав Большемуртинского района

Список
не подлежащей регистрации корреспонденции

1. Пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы, открытки.

2. Приглашения на встречи, конференции и другие мероприятия (без сопроводительных писем).

3. Книги, газеты, журналы, обзоры печати, тематические периодические сборники и другие издания.

4. Рекламные материалы, проспекты.

5. Документы на иностранных языках без перевода.

6. Пакеты с пометкой "лично".

7. Судебные повестки.

8. Статистические отчеты, бюллетени, сборники, обзоры, формы статистической отчетности, информационные и справочные материалы.

9. Счета, квитанции, сметы, прейскуранты (без сопроводительных писем).

10. Прогнозы погоды.

Основные формы журналов учета движения документов

Журнал регистрации входящей корреспонденции

Журнал регистрации исходящей корреспонденции

Журнал учета дел об административных правонарушениях несовершеннолетних, родителей (законных представителей), граждан

Журнал регистрации постановлений по персональным делам, рассмотренным на заседаниях комиссии

Журнал учета семей, находящихся в социально опасном положении

Журнал учета несовершеннолетних, находящихся в социально опасном положении

Журнал регистрации приема жалоб и заявлений граждан

Журнал контроля за постановлениями комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав

Журнал учета фактов чрезвычайных происшествий и жестокого обращения с детьми

Журнал регистрации постановлений об отказе в возбуждении уголовного дела